Ante las problemáticas como el Covid-19, la enorme competencia económica y las oportunidades de exportación que se abren se hace cada vez más importante y necesario, transformar y aumentar la digitalización de los distintos procesos de negocios a fin de mantener la competitividad. En un estudio reciente de McKinsey & Co se indica que solamente el 26% de las transformaciones digitales se consideran exitosas.

La pregunta es ¿Por qué hay tan pocos proyectos de transformación exitosos? ¿Cuál es el rol del Consejo para hacer esas transformaciones exitosas?

Por supuesto que el Consejo de Administración debe tomar una actitud proactiva para evitar que las problemáticas ocurran y se mantengan alineados durante el proyecto de implantación, tanto los objetivos, acciones y metas del equipo de transformación, como los del equipo gerencial.

Deben lograrse alineación y total acuerdo respecto a las mediciones objetivas tanto de los beneficios operativos como económicos que se deben lograr. En otras palabras debe implantarse un tablero de control que permita de manera cuantitativa establecer metas, compromisos y medir los logros del esfuerzo en términos operativos y económicos.

Las seis problemáticas comunes que derivan en fracasos de las transformaciones digitales, son los siguientes:

  1. No se tiene un plan realista. Se piensa que todo va a salir a pedir de boca, pero esto no es así. No se anticipan las contingencias y los retos que implican una transformación por lo que tradicionalmente hay excesos en todo sentido, especialmente en costo y tiempo.
  2. Falta de foco y definición de los beneficios a lograr.Si cambia el sistema pero no cambian los procesos, los beneficios difícilmente se logran y menos cuando estos no han sido definidos con objetividad. El Consejo debe exigir medición constante.
  3. No se planea desde el principio hasta el fin. Normalmente se falla en plantear y presupuestar todos los pasos de la transformación. Ejemplo en ocasiones no se presupuesta ni se considera los ejercicios de operación paralela (proceso manual anterior y nuevo proceso digital).
  4. No se invierte en comunicación y administración del cambio. En ocasiones la administración subestima la necesidad constante de comunicación tanto con el equipo de operaciones como con el equipo de transformación. Ello con alto nivel de frecuencia provoca rechazo al cambio, condición humanamente natural, pero muchas no evidente.
  5. Falta de atención a los procesos y controles.La mayoría de las transformaciones implican la adopción de nueva tecnología y la implementación y operación de nuevas aplicaciones, las cuales implican un cambio evidente en el proceso para lograr una mayor eficiencia y efectividad y por lo tanto lograr las ventajas o beneficios previstos. Con mucha frecuencia no se documenta debidamente el nuevo proceso y los cambios o beneficios logrados, incluso en ocasiones se modifica la aplicación para seguir operando al viejo estilo.
  6. Olvidar el seguimiento del proceso y actividades obteniendo información exacta del estatus del proyecto. Debe evitarse el conflicto de interés entre el responsable de la transformación y el responsable de evaluar el avance e informar el estatus. La operación de un project manager independiente y de reporte directo al Consejo es fundamental.

El Consejo de Administración debe ejecutar su rol tradicional respecto a la vigilancia y cuidado del patrimonio de la empresa y su promoción por una transformación digital que haga crecer a la empresa en mayor eficiencia y productividad. Por ello debe adoptar un rol proactivo cuidando que estas situaciones de falla común no se presenten y que por otro lado siempre pueda ser objetivo en la medición de avances, beneficios, tiempos y costos, tal cual fueron comprometidos.

Dr. Guillermo Cruz